La orden de compra (OC) es el documento formal por el cual una empresa le solicita a un proveedor una cantidad específica de productos o servicios a un precio acordado. Es la autorización interna de compra hecha oficial: sin OC aprobada, el proveedor no despacha.
Para qué sirve la orden de compra
Sirve para tres cosas al mismo tiempo: autoriza la compra internamente, comunica al proveedor exactamente qué se pide, y crea un registro que permite comparar lo pedido con lo recibido (y con lo facturado). Si hay discrepancias, la OC es el documento de referencia.
- Controla el gasto: nadie compra sin aprobación.
- Reduce errores: todo queda por escrito antes de que el camión salga.
- Facilita la auditoría: seguimiento de cada compra desde la solicitud hasta el pago.
Qué debe incluir una OC
- Número de orden (para trazabilidad).
- Datos del comprador y del proveedor.
- Descripción y código del producto.
- Cantidad y precio unitario acordado.
- Dirección de entrega y fecha requerida.
- Condiciones de pago.
- Firma de quien autoriza.
Preguntas frecuentes
¿La orden de compra es lo mismo que un contrato?
No exactamente, pero tiene efectos contractuales cuando el proveedor la acepta. Para compras recurrentes o de alto valor, conviene tener ambos: un contrato marco y OCs para cada pedido puntual.
¿Qué pasa si el proveedor entrega más o menos de lo que dice la OC?
El estándar es rechazar o reclamar la diferencia. La OC es el compromiso: si llegaron 90 unidades en vez de 100, solo pagás 90.